Blaakildegaard Byhistorisk Samling og Arkiv

Privatlivspolitik for

Høje-Taastrup Lokalhistorisk Forening

  1. august 2018, 1. udgave

 

Dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Høje-Taastrup Lokalhistorisk Forening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Foreningens formand.

Navn, adresse, mail-adresse og telefonnummer findes i vort medlemsblad og på vor hjemmeside.

CVR: 29 66 06 97

Website: http://htlokalhistorisk.dk/

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmer og registrerede brugere:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, navn på familiemedlem, adresse, medlemsnummer, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, hjemmesideadresse og login-data fra foreningens hjemmesider.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Foreningen registrerer ingen oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse (som helbredsoplysninger).
    • Foreningen anvender dog portrætfotos af medlemmer. Disse anvendes først efter udtrykkeligt samtykke fra det pågældende medlem.

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Familiemedlem, med henblik på registrering af flytninger og dødsfald.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde vore medlemsforpligtelser
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke.

 

Formål med behandling af medlems- og brugeroplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder krav til almennyttige foreninger
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt (medlemsblad)
  • Administration af din relation til os.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af arrangementer, foredragsaktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til lokalforeninger med partnerskabsaftale.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende, herunder bevaring af indlæg i Medlemsbladet og andre dialogfora, som foreningen måtte have.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Foreningen forbeholder sig ret til at videregive personoplysninger til samarbejdspartnere og efter behov til offentlige instanser.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 2 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til bogføringsloven opbevarer vi bogføringsbilag med medlemsoplysninger i 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Vi opbevarer dog oplysninger om medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændring eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

Hvilke personoplysninger behandler vi?

  1. Navn
  2. navn på familiemedlem
  3. Adresse
  4. Medlemsnummer
  5. Indmeldelsesdato
  6. Udmeldelsesdato
  7. Telefonnummer
  8. E-mailadresse
  9. Login-data fra foreningens hjemmeside